Jeg har blitt imponert av kandidater som har prestert godt i intervjuene. Både kunden og jeg «følte» at de svarte «riktig» på spørsmålene vi stilte. Vi har konkludert med at «hen virker kompetent og trygg.» Jeg var helt sikker. Nesten, viste det seg.
Jeg har gjort feil. Rekruttering er noe vi må lære, ikke bare noe vi må gjøre. Det er noe vi må trene på aktivt og være grundig til stede i når arbeidet gjøres.
Vi liker sjelden å bruke ordet feilansettelse. Det høres dyrt, alvorlig og ubehagelig ut. Lettere å finne forklaringer som at kandidaten «ikke passet helt inn», at «rollen utviklet seg annerledes enn forventet», «det skjedde noe med kandidaten etter at hen ble ansatt» eller at det dessverre «ikke ble riktig match» for oss.
Noen ganger er det sant. Andre ganger betyr det at vi tok feil, at jeg tok feil.
Kanskje har du også gjort noe av dette?
- Blitt så begeistret for en kandidat at du sluttet å stille kritiske spørsmål.
- Forvekslet god kjemi med relevant kompetanse.
- Stilt ulike spørsmål til kandidatene og likevel sammenlignet svarene som om vurderingen var objektiv.
- Lagt mer vekt på en overbevisende presentasjon enn på dokumenterte resultater.
- Tenkt «denne personen passer inn hos oss» når du egentlig mente: «Denne personen kommuniserer omtrent som meg.»
- Trodd du visste hva dere ønsket av kandidaten, men det gjorde du ikke.
- Solgt inn jobben så godt at kandidaten først oppdaget virkeligheten etter at arbeidsavtalen var signert.
Noen ganger bør vi kalle dette en dårlig gjennomført rekrutteringsprosess. Andre ganger er det kun erfaring som kan gjøre deg bedre i dine rekrutteringsprosesser.
Magefølelsen gjør sjelden referansesjekk
Magefølelsen er sterkt til stede i en rekrutteringsprosess, vi vil jo kjenne kjemi og knytte bånd med de vi ansetter og magefølelsen sier raskt ifra om dette er en kandidat som virker energisk, trygg, hyggelig eller riktig. Eller feil.
Problemet er at den ikke nødvendigvis forteller oss hvem som vil lykkes i jobben.
Magefølelsen påvirkes av førsteinntrykk, likhet med noe du er kjent med, formuleringsevne og hvor lett samtalen flyter. En kandidat som minner oss om oss selv, kan kjennes trygg. En kandidat som tenker, kommuniserer eller opptrer annerledes, kan kreve mer av oss i intervjusituasjonen.
Det betyr ikke at vi skal ignorere egne reaksjoner. Men vi bør undersøke dem før vi gjør dem om til en ansettelsesbeslutning.
«Jeg fikk ikke helt følelsen» er tross alt en ganske tynn begrunnelse for en beslutning som påvirker kandidaten, kollegene, kundene og virksomhetens resultater.
Så hva var det du ville få til med en ny ansettelse?
Feil kandidat eller feil prosess?
Når en ansettelse ikke fungerer, er det fristende å legge hele forklaringen hos den som ble ansatt.
Men en feilansettelse er ikke alltid en person som manglet riktig utdanning eller pyntet for mye på CV-en. Ofte har kandidaten kompetansen vi ba om. Likevel fungerer det ikke.
Kanskje var rollen dårlig definert. Kanskje var det uklart hva kandidaten faktisk skulle oppnå. Kanskje snakket vi for lite om hvordan arbeidet foregår, hvordan beslutninger tas, og hvilke forventninger som møter den nyansatte.
Kanskje målte intervjuet først og fremst kandidatens evne til å svare godt på intervjuspørsmål.
Eller kanskje stilte vi et spørsmål, lyttet til halve svaret og brukte resten av tiden på å fortelle hvor fantastisk arbeidsplassen vår er.
Det er også mulig at vi gjorde en god ansettelse, men fulgte den opp på en dårlig måte.
En feilansettelse kan være et tegn på at kandidaten var feil for rollen. Men den kan også være et tegn på at virksomheten trenger en bedre måte å definere behovet, vurdere kandidater, ta beslutninger og følge opp nyansatte på.
Det er egentlig gode nyheter. Prosesser kan forbedres.
Hva betyr det egentlig å «passe inn»?
Det at en kandidat skal passe inn i arbeidsmiljøet, høres både fornuftig og uskyldig ut. Vet du, hva du mener med dette selv? Og mener dine kollegaer det samme?
Betyr det at personen kan samarbeide godt, håndtere arbeidsformen og bidra til at firmaet når målene sine? Eller betyr det at kandidaten ler av de samme vitsene som oss og helst bør ligne litt på dem som allerede jobber her? Hvem er i så fall de som jobber hos deg og hvordan jobber de for å nå firmaets mål?
En god rekrutteringsprosess skal ikke bare finne folk som glir ubemerket inn i dagens kultur. Den skal finne personer som kan lykkes med oppgavene, samarbeide godt og tilføre kompetanse eller perspektiver virksomheten trenger.
Hvis vi ikke klarer å forklare hva «passer inn» betyr i form av konkret og relevant atferd, bør vi heller ikke bruke det som et avgjørende kriterium.
Kåring ledelse bruker derfor mye tid på å definere kompetanse, personlighet og verdier som bør samsvare med den kultur selskapet ønsker å ha.
Rekrutteringen slutter ikke når kontrakten er signert
Din nye medarbeider kan ha riktig kompetanse og gode forutsetninger, men likevel mislykkes. Ofte fordi forventningene er uklare og oppfølgingen tilfeldig.
Det er lett å tenke at en erfaren kandidat raskt vil finne ut av alt selv. Så gir vi personen adgangskort, en PC og et vennlig «bare spør hvis det er noe».
Tre måneder senere lurer vi på hvorfor resultatene uteblir og starter å tenke «var dette feil?»
Det er ikke nok med blomster og ballonger! God onboarding handler om tydelige forventninger, nødvendig opplæring, regelmessige tilbakemeldinger og tidlig håndtering av utfordringer.
En god utvelgelsesprosess øker sannsynligheten for å velge riktig. God oppstartsperiode øker sannsynligheten for at den vi valgte, faktisk lykkes.
Feilansettelser koster tid, penger og energi
Når en ny ansettelse ikke fungerer, er det sjelden bare kostnaden ved en ny stillingsannonse som merkes.
Lederens tid forsvinner i ekstra oppfølging og problemløsning. Kollegene må kanskje kompensere for manglende leveranser. Arbeidsmiljøet kan bli belastet, kunder bli berørt og en ny rekrutteringsrunde må kanskje begynne før den forrige egentlig er avsluttet.
Kanskje er også den dyreste feilansettelsen den som blir lenge uten å fungere, ikke den som sluttet raskt.
Ingen er «feil»! Ansettelsen er et resultat av en gjensidig beslutning og en prosess arbeidsgiveren har ansvar for. Hvis det ikke fungerer, må vi også tørre å undersøke vår egen rolle og arbeidskvalitet.
Hva gjorde vi godt? Hva overså vi? Og hva bør vi gjøre annerledes neste gang?
Rekruttering er en kompetanse
Det kryr av HR faglig utdannede personer eller ledere som tenker de er flinke til å rekruttere fordi de er flinke til å lede. JA, kanskje er du det. Men, det er ikke selvsagt.
God rekruttering krever at vi kan:
- Bli enige om hva rollen faktisk krever, og sette så godt ord på det at vi også husker hva vi forventet når personen starter
- Forstå og skille mellom nødvendige kvalifikasjoner og en personlig ønskeliste
- Beskrive og fortelle om våre behov, krav og forventninger slik at kandidaten får en ekte forståelse for hva den melder sin interesse for
- Vi er rettferdige mot kandidatene og gjennomføre strukturerte intervjuer som gir alle et likere grunnlag for hvordan de vurderes
- Minner oss på vårt behov, når vi vurdere kandidatene likeverdig
- Vår egen selvinnsikt; hvilke vurderingsfeller pleier vi å gå i?
- Involvering og tilstedeværelse når personen starter opp, gjerne fra både leder og kollegaer
Dette er ferdigheter som kan læres, trenes og forbedres.
Jeg kommer sikkert til å ta feil igjen
Ingen metode kan garantere at alle ansettelser blir vellykkede. Mennesker er kompliserte, jobber endrer seg, og det finnes ingen fasit med to streker under.
Målet er derfor ikke å bli ufeilbarlig. Målet er å gjøre færre feil, oppdage utfordringer tidligere og ta bedre beslutninger på et mer bevisst grunnlag.
Jeg kommer sikkert til å ta feil igjen.
Men jeg trenger ikke å gjøre de samme feilene en gang til.
De fleste virksomheter ville aldri gitt en medarbeider ansvar for økonomi, sikkerhet eller prosjektledelse uten nødvendig kompetanse. Likevel får mange ledere ansvar for å velge nye kolleger uten å ha fått praktisk opplæring i rekruttering.
Det er et interessant valg, når vi tenker på hvor mye én ansettelse kan påvirke.
Rekrutteringsopplæring gjør ikke ledere ufeilbarlige. Den gir dem et felles språk, bedre metoder og større trygghet i en av de viktigste beslutningene de tar.
Så derfor spør Kåring Ledelse deg om «Når fikk dine ledere sist opplæring i å rekruttere?»
